আবাসন প্রজেক্টের খরচ, ঠিকাদারের বিল আর ফ্ল্যাট ক্রেতার কিস্তির হিসাব
একসাথে কয়েকটি প্রজেক্ট চলছে অথচ কোনটির খরচ বাজেটের তুলনায় কোথায় দাঁড়িয়েছে তা স্পষ্ট নয়, ঠিকাদার আর মালামালের পেমেন্ট নানা কাগজপত্রে ছড়িয়ে আছে, ক্রেতা ও ভাড়ার চালানে কার কতটা বাকি তা এক জায়গায় দেখা যায় না, আর প্রতিটি প্রজেক্ট বা এসপিভির নিজস্ব হিসাব লাগে — সাথে পুরো গ্রুপের একটা চিত্রও — AIOSOL বিজনেস অপারেটিং সিস্টেমের প্রজেক্টস, পারচেজ, সেলস আর ফিন্যান্স মডিউল একটাই শেয়ার্ড ডেটাবেজে চলে, তাই এই প্রতিটি হিসাব আপনা থেকেই সবসময় হালনাগাদ থাকে।
সাধারণত যেখানে আটকায়, আর যে মডিউল সেটা সামলায়
- Projects
একসাথে কয়েকটি প্রজেক্ট চলছে, কিন্তু কোন প্রজেক্টের খরচ বাজেটের তুলনায় কোথায় তা স্পষ্ট নয়
টাস্ক, টাইম ট্র্যাকিং, বাজেট আর বিলিং — সব থাকে প্রজেক্টস মডিউলে, তাই প্রতিটি প্রজেক্ট বা টাওয়ারের নিজের বাজেট আর নিজের টাস্ক তালিকা থাকে। প্রজেক্টস আর ফিন্যান্স একই ডেটাবেজ শেয়ার করে বলে প্রজেক্টের নামে যে খরচ ওঠে, হিসাবের খাতাতেও ঠিক সেই সংখ্যাটাই দেখা যায় — পাশে আলাদা করে রাখা কোনো স্প্রেডশিট নয়।
- Purchase
ঠিকাদার ও মালামালের পেমেন্ট নানা কাগজপত্রে ছড়িয়ে আছে
পারচেজ অর্ডার, সাপ্লায়ার লেজার আর ভেন্ডর ম্যানেজমেন্ট থাকে পারচেজ মডিউলে, RFQ-র পাশাপাশি — তাই প্রতিটি ঠিকাদার আর মালামাল সরবরাহকারীর জন্য কী অর্ডার হয়েছে আর কত বাকি আছে, তার একটাই চলমান হিসাব থাকে। ফিন্যান্সের সাথে একই ডেটাবেজ, তাই ঠিকাদারের ব্যালেন্স আলাদা করে মেলাতে হয় না — আর অনুমোদনের অপেক্ষায় থাকা প্রতিটি ক্রয় অর্ডার একজায়গাতেই দেখা যায়, ছেঁড়া কাগজের স্তূপে নয়।
- Sales
ক্রেতা ও ভাড়াটিয়ার চালান তো হয়, কিন্তু কার কতটা বাকি তা এক জায়গায় দেখা যায় না
ইনভয়েসিং আর কাস্টমার লেজার থাকে সেলস মডিউলে, কোটেশন ও সেলস অর্ডারের পাশাপাশি। কিস্তিতে ফ্ল্যাট কেনা ক্রেতা হোক বা মাসিক ভাড়া দেওয়া ভাড়াটিয়া — দুজনেই কাস্টমার হিসেবে থাকেন; আপনি চালান তৈরি করেন আর কাস্টমার লেজার সেই পক্ষের বাকি টাকার চলমান হিসাব রাখে, ফলে বকেয়া আদায়ের তালিকাটা একটাই — ফাইল ঘেঁটে খোঁজা লাগে না। সীমাটা পরিষ্কার করে বলি: AIOSOL ক্রেতা বা ভাড়াটিয়ার চালান তৈরি করে আর বাকি টাকার হিসাব রাখে। কিন্তু সেই চালানের পেছনের লিজ বা ভাড়ার চুক্তি এটি সংরক্ষণ বা পরিচালনা করে না, আর কোনো রেন্ট রোলও নেই।
- FinanceMulti CompanyMulti Branch
প্রতিটি প্রজেক্ট বা এসপিভির আলাদা হিসাব দরকার, আবার সব মিলিয়ে গ্রুপের একটা চিত্রও দরকার
AIOSOL একটাই অ্যাকাউন্ট থেকে মাল্টি-কোম্পানি ও মাল্টি-ব্রাঞ্চ অপারেশন সাপোর্ট করে, তাই প্রতিটি প্রজেক্ট কোম্পানি বা এসপিভি নিজের আলাদা হিসাব রাখতে পারে, আর প্রতিটি সাইট অফিস আলাদা শাখা হিসেবে চলে। এরপর ফিন্যান্স মডিউলের অ্যাকাউন্টিং ও ফাইন্যান্সিয়াল রিপোর্ট প্রতিটি প্রতিষ্ঠানের আয় ও খরচ মিলিয়ে গ্রুপের একটাই চিত্র দেখায় — কোম্পানিভেদে আলাদা রিপোর্ট নিয়ে হাতে যোগ করার দরকার হয় না।
স্কোপটা পরিষ্কার করেই বলি
AIOSOL একজন রিয়েল এস্টেট ডেভেলপার বা প্রপার্টি মালিকের ব্যাক অফিস চালায় — প্রজেক্টের খরচ বনাম বাজেট, ঠিকাদার ও ভেন্ডরের পেমেন্ট, ক্রেতা ও ভাড়ার চালান, বকেয়া আদায়, আর প্রতিটি প্রজেক্ট বা এসপিভির আলাদা হিসাব। AIOSOL কোনো প্রপার্টি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম নয়: এখানে প্রপার্টি লিস্টিং পোর্টাল নেই, লিজ বা ভাড়াটিয়া ব্যবস্থাপনা নেই, আর রেন্ট রোলও নেই।
প্রথম দিনেই আপনার টিম যে KPI কার্ডগুলো দেখবে
প্রথম দিনেই আপনার প্রজেক্ট হিসাব টিম যে KPI কার্ডগুলো দেখবে — সেলস থেকে বকেয়া ইনভয়েস, ক্রয় থেকে অপেক্ষমান ক্রয় অর্ডার আর ফিন্যান্স থেকে মোট আয়। বকেয়া ইনভয়েস বলতে ফ্ল্যাট ক্রেতার কিস্তি ও বিক্রয় ইনভয়েস বোঝাচ্ছে — এর পেছনে কোনো ভাড়ার খতিয়ান বা ট্যানেন্সি লেজার নেই।
এখানে দেখানো সংখ্যা নমুনা তথ্য — কোনো প্রকৃত গ্রাহকের সংখ্যা নয়।
যেসব প্রশ্ন প্রায়ই আসে
হ্যাঁ। AIOSOL-এর প্রজেক্টস মডিউলে প্রতিটি প্রজেক্টের জন্য বাজেট, টাস্ক, টাইম ট্র্যাকিং আর বিলিং থাকে, তাই প্রতিটি প্রজেক্ট বা টাওয়ারের নিজের বাজেট আলাদাভাবে থাকে — আর প্রজেক্টস ও ফিন্যান্স একই ডেটাবেজ শেয়ার করে বলে প্রজেক্টের নামে ওঠা খরচ আর হিসাবের খাতার সংখ্যা একই, আলাদা করে রাখা কোনো স্প্রেডশিট নয়।
হ্যাঁ। পারচেজ মডিউলের পারচেজ অর্ডার, সাপ্লায়ার লেজার আর ভেন্ডর ম্যানেজমেন্ট প্রতিটি ঠিকাদার ও মালামাল সরবরাহকারীর বকেয়া হিসাব রাখে, RFQ-র পাশাপাশি, ফিন্যান্সের সাথে একই ডেটাবেজে — তাই ঠিকাদারের ব্যালেন্স আলাদা করে মেলাতে হয় না।
হ্যাঁ। সেলস মডিউলের ইনভয়েসিং আর কাস্টমার লেজার ক্রেতা বা ভাড়াটিয়াকে কাস্টমার হিসেবে রেখে চালান তৈরি করে এবং প্রত্যেকের বাকি টাকার চলমান হিসাব রাখে, কোটেশন ও সেলস অর্ডারের পাশাপাশি। AIOSOL এই পক্ষগুলোর চালান তৈরি করে; কিন্তু সেই চালানের পেছনের লিজ বা ভাড়ার চুক্তি এটি সংরক্ষণ বা পরিচালনা করে না।
হ্যাঁ। AIOSOL একটি অ্যাকাউন্ট থেকেই মাল্টি-কোম্পানি ও মাল্টি-ব্রাঞ্চ অপারেশন সাপোর্ট করে, সাথে মাল্টি-কারেন্সি, মাল্টি-ট্যাক্স আর মাল্টি-টাইমজোন — তাই প্রতিটি প্রজেক্ট কোম্পানি বা এসপিভি নিজের আলাদা হিসাব রাখতে পারে, আর ফিন্যান্স মডিউলের অ্যাকাউন্টিং ও ফাইন্যান্সিয়াল রিপোর্ট সব প্রতিষ্ঠান মিলিয়ে গ্রুপের একটাই চিত্র দেখায়।
না। AIOSOL-এ কোনো প্রপার্টি লিস্টিং পোর্টাল নেই, লিজ বা ভাড়াটিয়া ব্যবস্থাপনা নেই, রেন্ট রোলও নেই। এটি একজন রিয়েল এস্টেট ডেভেলপার বা প্রপার্টি মালিকের ব্যাক অফিসের জন্য বিজনেস অপারেটিং সিস্টেম — প্রজেক্টস মডিউলে প্রজেক্টের বাজেট ও টাস্ক, পারচেজ মডিউলে ঠিকাদার ও ভেন্ডরের পেমেন্ট, সেলস মডিউলে ক্রেতা ও ভাড়ার চালান ও বকেয়া, আর ফিন্যান্স মডিউলে প্রতিটি প্রজেক্ট বা এসপিভির আলাদা হিসাব।
হ্যাঁ। প্রজেক্টস, পারচেজ, সেলস আর ফিন্যান্স একই ডেটাবেজ শেয়ার করে বলে AIOSOL-এর ফাইন্যান্সিয়াল রিপোর্ট আর KPI ড্যাশবোর্ড প্রতিটি প্রজেক্ট ও কোম্পানির খরচ, ক্রয় আর বকেয়ার হিসাব নিজে থেকেই দেখায় — আলাদা আলাদা রিপোর্ট হাতে মিলাতে হয় না।