এনজিওর প্রোগ্রাম-ভিত্তিক বাজেট, ক্রয় আর ফিল্ড স্টাফের বেতন
প্রতিটি প্রোগ্রামের আলাদা বাজেট আর আলাদা খরচের হিসাব দরকার, ক্রয়প্রক্রিয়া এমন হতে হবে যা নিরীক্ষক প্রশ্ন করলে টিকে যায়, বিভিন্ন এলাকায় ছড়িয়ে থাকা ফিল্ড টিমের হাজিরা আর বেতনও সামলাতে হয়, আর দাতা সংস্থা প্রতিটি লেনদেনের পূর্ণ রেকর্ড চায়। AIOSOL বিজনেস অপারেটিং সিস্টেমের প্রজেক্টস, ফিন্যান্স, পারচেজ আর এইচআর মডিউল একটাই শেয়ার্ড ডেটাবেজে চলে, তার নিচে থাকে পুরো প্ল্যাটফর্মজুড়ে অডিট ট্রেইল। এই কাজগুলোর জন্যই AIOSOL — ডোনার সিআরএম, গ্রান্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম বা M&E প্ল্যাটফর্ম নয়।
সাধারণত যেখানে আটকায়, আর যে মডিউল সেটা সামলায়
- ProjectsFinance
প্রতিটি প্রোগ্রামের নিজস্ব বাজেট আর খরচের হিসাব দরকার, একটাই মিলিত খাতা নয়
প্রজেক্টস মডিউলে প্রতিটি প্রকল্পের টাস্ক, টাইম ট্র্যাকিং, বাজেট আর বিলিং থাকে, আর ফিন্যান্স একই ডেটাবেজে যোগ করে বাজেটিং, অ্যাকাউন্টিং ও ফাইন্যান্সিয়াল রিপোর্ট — তাই কোনো প্রোগ্রামের বাজেট আর তার বিপরীতে আসলে কত খরচ হলো, দুটো একসাথেই থাকে; রিপোর্টের সময় একটা মিলিত খাতা থেকে আলাদা করে বের করতে হয় না।
- Purchase
নিরীক্ষক প্রশ্ন করলে ক্রয়প্রক্রিয়ার নথি আর যুক্তি দুটোই দেখাতে হয়
RFQ, পারচেজ অর্ডার, ভেন্ডর ম্যানেজমেন্ট আর সাপ্লায়ার লেজার — সবই পারচেজ মডিউলে, ফিন্যান্সের সাথে একই ডেটাবেজে। তাই কোন কোন দর নেওয়া হলো, কোন অর্ডার অনুমোদন পেল, কোন সরবরাহকারীর কাছে গেল আর তার বিপরীতে কত টাকা গেল — সব একটাই রেকর্ডে জোড়া থাকে, চারটা আলাদা ফাইলে নয়।
- HRMulti Branch
বিভিন্ন এলাকায় ছড়িয়ে থাকা ফিল্ড স্টাফ, হাজিরা আর বেতনের হিসাব এলোমেলো
কর্মী তালিকা, হাজিরা, ছুটি, বেতন আর নিয়োগ — সব একটাই এইচআর মডিউলে, আর মাল্টি ব্রাঞ্চ সুবিধায় প্রতিটি অফিস থাকে একই একাউন্টের ভেতরে। তাই ফিল্ড টিমের হাজিরা আর বেতন সেখানেই হিসাব হয় যেখানে সংস্থার বাকি সব রেকর্ড আছে, প্রতিটি এলাকার জন্য আলাদা এক্সেল ফাইলে নয়।
- FinanceAudit Trail
নিরীক্ষক ও দাতা সংস্থা প্রতিটি লেনদেনের পূর্ণ রেকর্ড চায়
ফিন্যান্সের অ্যাকাউন্টিং, ব্যাংকিং, ক্যাশ আর ফাইন্যান্সিয়াল রিপোর্ট সেই একই ডেটাবেজ থেকে পড়ে যেখানে প্রতিটি এন্ট্রি লেখা হয়, আর AIOSOL-এর পুরো প্ল্যাটফর্মজুড়ে অডিট ট্রেইল ও অ্যাক্টিভিটি লগ — সাথে রোল-ভিত্তিক অ্যাক্সেস কন্ট্রোল, এনক্রিপশন, ব্যাকআপ আর সেশন ম্যানেজমেন্ট — রাখে কে কখন কোন রেকর্ড দিল বা বদলাল। ফলে রিপোর্টের একটা সংখ্যা থেকে তার পেছনের এন্ট্রি পর্যন্ত ফিরে যাওয়া যায়।
AIOSOL যা করে না
AIOSOL-এ ডোনার ম্যানেজমেন্ট, গ্রান্ট ম্যানেজমেন্ট, ফান্ডরেইজিং, উপকারভোগীর রেজিস্ট্রি বা মনিটরিং অ্যান্ড ইভ্যালুয়েশন (M&E) — এর কোনো মডিউল নেই। এর মডিউলগুলো হলো ফিন্যান্স, সেলস, পারচেজ, ইনভেন্টরি, সিআরএম, এইচআর, ম্যানুফ্যাকচারিং, প্রজেক্টস, অ্যানালিটিক্স আর এআই। একটি এনজিওর ক্ষেত্রে এগুলো সামলায় ব্যাক অফিসের কাজ — প্রোগ্রাম-ভিত্তিক বাজেট ও খরচের হিসাব, নথিভুক্ত ক্রয়প্রক্রিয়া, বিভিন্ন এলাকার কর্মীদের বেতন, একাধিক সংস্থার আলাদা হিসাব, আর অডিটে টেকে এমন আর্থিক রেকর্ড। ডোনার সিআরএম, গ্রান্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম বা M&E প্ল্যাটফর্ম আলাদা ধরনের সফটওয়্যার, আর AIOSOL সেগুলোর বিকল্প নয়।
প্রথম দিনেই আপনার টিম যে KPI কার্ডগুলো দেখবে
উপরে বলা মডিউলগুলো থেকেই নেওয়া, আর AIOSOL ড্যাশবোর্ড যেভাবে দেখায় ঠিক সেভাবেই।
এখানে দেখানো সংখ্যা নমুনা তথ্য — কোনো প্রকৃত গ্রাহকের সংখ্যা নয়।
যেসব প্রশ্ন প্রায়ই আসে
হ্যাঁ। AIOSOL-এর প্রজেক্টস মডিউলে প্রতিটি প্রকল্পের টাস্ক, টাইম ট্র্যাকিং, বাজেট আর বিলিং থাকে, আর ফিন্যান্স একই ডেটাবেজে যোগ করে বাজেটিং, অ্যাকাউন্টিং ও ফাইন্যান্সিয়াল রিপোর্ট — তাই প্রতিটি প্রোগ্রামের নিজস্ব বাজেট আর তার বিপরীতে কত খরচ হলো তার নিজস্ব হিসাব থাকে; রিপোর্টের সময় একটা মিলিত খাতা থেকে আলাদা করে বের করতে হয় না।
না। AIOSOL-এ ডোনার ম্যানেজমেন্ট, গ্রান্ট ম্যানেজমেন্ট, ফান্ডরেইজিং, উপকারভোগীর রেজিস্ট্রি বা মনিটরিং অ্যান্ড ইভ্যালুয়েশন (M&E) — এর কোনো মডিউল নেই। AIOSOL হলো একটি এনজিওর পরিচালনার পেছনের ফিন্যান্স, ক্রয় আর এইচআর-এর অপারেটিং সিস্টেম — প্রোগ্রাম-ভিত্তিক বাজেট ও খরচের হিসাব, নথিভুক্ত ক্রয়প্রক্রিয়া, কর্মীদের বেতন আর অডিটে টেকে এমন হিসাবপত্র — কোনো ডোনার সিআরএম, গ্রান্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম বা M&E প্ল্যাটফর্ম নয়।
প্রতিটি ক্রয় পারচেজ মডিউলের ভেতর দিয়ে যায় — RFQ, পারচেজ অর্ডার, ভেন্ডর ম্যানেজমেন্ট রেকর্ড আর সাপ্লায়ার লেজার এন্ট্রি হিসেবে, সবই ফিন্যান্সের সাথে একই ডেটাবেজে। তাই কোন কোন দর নেওয়া হলো, কোন অর্ডার অনুমোদন পেল, কোন সরবরাহকারীর কাছে গেল আর তার বিপরীতে কত টাকা গেল — সব একটাই রেকর্ডে জোড়া থাকে, চারটা আলাদা ফাইলে নয়।
হ্যাঁ। এইচআর মডিউলে কর্মী তালিকা, হাজিরা, ছুটি, বেতন আর নিয়োগ — সব একটাই শেয়ার্ড ডেটাবেজে থাকে, আর মাল্টি ব্রাঞ্চ সুবিধায় প্রতিটি অফিস একই একাউন্টের ভেতরে আসে। তাই ফিল্ড টিমের হাজিরা আর বেতন সেখানেই হিসাব হয় যেখানে সংস্থার বাকি সব রেকর্ড আছে, প্রতিটি এলাকার জন্য আলাদা এক্সেল ফাইলে নয়।
AIOSOL পুরো প্ল্যাটফর্মজুড়ে অডিট ট্রেইল আর অ্যাক্টিভিটি লগ রাখে, সাথে থাকে রোল-ভিত্তিক অ্যাক্সেস কন্ট্রোল, এনক্রিপশন, ব্যাকআপ আর সেশন ম্যানেজমেন্ট — তাই প্রতিটি রেকর্ডে দেখা যায় কে কখন সেটি দিয়েছে বা বদলেছে। ফিন্যান্সের অ্যাকাউন্টিং আর ফাইন্যান্সিয়াল রিপোর্ট সেই একই ডেটাবেজ থেকে পড়ে যেখানে এন্ট্রিগুলো লেখা হয়, তাই রিপোর্টের সংখ্যা আর তার পেছনের লেনদেন একই ডেটা — দুটো আলাদা কপি নয়।
হ্যাঁ। AIOSOL একটি একাউন্ট থেকেই মাল্টি-কোম্পানি ও মাল্টি-ব্রাঞ্চ অপারেশন সাপোর্ট করে, সাথে মাল্টি-কারেন্সি, মাল্টি-ট্যাক্স আর মাল্টি-টাইমজোন — পুরো প্ল্যাটফর্ম জুড়ে ব্যবহৃত একই গ্লোবাল-রেডি ফিচার সেট। তাই একাধিক নিবন্ধিত সংস্থা চালালেও প্রতিটির জন্য আলাদা ইনস্টলেশন ছাড়াই আলাদা হিসাব রাখা যায়।